Privacyverklaring – Website

1. Wie zijn wij?

Woonmaatschappij Vlaamse Ardennen (WMVLA) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens opgesomd in deze privacyverklaring.

WMVLA heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (afgekort DPO) die WMVLA adviseert inzake de verwerking van persoonsgegevens.

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze Privacyverklaring kan u de hoofdzetel van WMVLA contacteren via:

• Telefoon: 055 31 62 14
• E-mail: info@wmvla.be
• Adres: St. Jozefsplein 18 , 9700 Oudenaarde
• Website: www.wmvla.be
• Contactgegevens DPO: privacy@wmvla.be

2. Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Vanwege de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd en alleen worden gebruikt waar nodig, verbinden wij ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven, inclusief de privacywet ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation), of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in voege ging.

3. Toepassingsgebied van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende partijen:

Iedere gebruiker van de website (www.wmvla.be) en al haar sub-sites (hierna ”Website”) aangeboden door WMVLA. WMVLA is eigenaar en beheerder van de Website.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over u die we verwerken via onze Website.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen we van u?

• Identificatie gegevens (naam en voornaam
• Rijksregisternummer
• Adres- en contactgegevens
• Gegevens omtrent uw gebruik van onze website (aan de hand van cookies). Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website,  kunt u terugvinden in ons cookiebeleid.
• Mailadres, telefoonnummer

5. Via welke bronnen verzamelen we uw persoonsgegevens?

Via onze website: wanneer u ons informatie bezorgt via onze Website, aan de hand van volgende formulieren/forms:

• Herstelling melden
• Inschrijvingsformulier huren sociale woning
• Inschrijvingsformulier huren garage
• Inschrijvingsformulier aankoop sociale kavel
• Verklaring op erewoord niet gedomicilieerde kinderen
• Wijziging inschrijving – aanpassing keuze huurwoning
• Contactformulier
• wijziging gezinssamenstelling

Via cookies: Meer informatie over het gebruik van cookies op onze Website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid.

6. De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens

WMVLA mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR).  Afhankelijk van het doeleinde van het formulier dat u invult op de website, verwerken wij uw persoonsgegevens ter uitvoering van wettelijke verplichtingen, ter uitvoering van een overeenkomst die u met ons afsloot of op basis van uw toestemming. Zo gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door het contactformulier op onze website in te vullen, op basis van uw toestemming. Meer informatie over de rechtsgronden per verwerkingsdoeleinde kunt u terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van WMVLA.

Om uw gegevens te verwerken via niet noodzakelijke cookies vragen wij steeds uw toestemming.

Taken van algemeen belang:

• Voor de controle en de naleving van de inschrijvings- en toelatingsvoorwaarden voor de sociale huur belasten we private instanties met onroerende vermogensonderzoek in het buitenland. De verwerking van persoonsgegevens door WMVLA is rechtmatig en gebeurt ter uitvoering van een taak van algemeen belang, met name ervoor te zorgen dat de sociale huurwoningen bestemd zijn voor de doelgroep van het sociale huurstelsel en dat de decretaal bepaalde inschrijvingsvoorwaarden nageleefd worden (art. 6.12 Besluit Vlaamse Codex Wonen).

7. Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

We behandelen uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

1. Om contact met u te kunnen opnemen:
   • Het formulier “Contact” – om een afspraak te maken en uw vragen te beantwoorden;

1. Om uw inschrijving op te starten en/ of in orde te brengen:
   • Het formulier ‘inschrijvingsformulier huren sociale woning’;
   • Het formulier ‘inschrijvingsformulier huren garage’
   • Het formulier ‘inschrijvingsformulier aankoop sociale kavel’
   • Het formulier ‘wijziging inschrijving – aanpassing keuze huurwoning’
2. In het kader van de uitvoering van een overeenkomst die u heeft afgesloten met WMVLA:
   • Het formulier ‘Herstelling melden’ (contactformulier)
3. Om verbeteringen, vernieuwingen te kunnen verwezenlijken:
   • Het formulier : ideeënbus (contacformulier)
4. Om je huurprijs te berekenen
   • Wijziging gezinssamenstelling  (contacformulier)
   • Binnenbrengen inkomstengegevens (via mail)

8. Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?

WMVLA neemt de nodige maatregelen opdat uw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden op onze Website enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met u op te nemen/uw vraag te beantwoorden. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling voorschrijft.

Als u wilt dat WMVLA uw persoonsgegevens niet langer bijhoudt of als u graag meer informatie wenst over de bewaartermijnen die WMVLA hanteert, kunt u hiervoor contact opnemen met WMVLA via privacy@WMVLA.be of St. Jozefsplein 18 , 9700 Oudenaarde.

9. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven ter uitvoering van een overeenkomst die u heeft met WMVLA, bij wettelijke verplichting of met uw toestemming. WMVLA let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie WMVLA uw persoonsgegevens deelt, kunt u terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van WMVLA.

Wanneer WMVLA uw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol[1] tussen deze partijen afgesloten.

Als er een protocol wordt afgesloten, dan publiceren we deze op de website en vermelden we dat met een verwijzing op deze pagina.

Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie WMVLA bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als WMVLA. WMVLA zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.

10. Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die, binnen bepaalde voorwaarden, kunnen worden ingeroepen. Hieronder vindt u een opsomming hiervan met een korte toelichting. U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met WMVLA via:

• E-mail: privacy@WMVLA.be
• Adres: St. Jozefsplein 18 , 9700 Oudenaarde

10.1.        Recht van inzage

Recht van inzage betekent eerst en vooral dat we u moeten informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en dat we uw rechten moeten beschrijven. Daarnaast moeten we u op uw aanvraag een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen. U ontvangt een exemplaar op eenvoudig verzoek via een van de bovengenoemde kanalen. Houd er rekening mee dat alleen het eerste exemplaar gratis is. Om de identiteit van de persoon die om toegang tot zijn gegevens verzoekt te verifiëren, vragen wij om een bewijs van uw identiteit. Indien wij twijfels hebben over uw identiteit zullen wij pas een handeling stellen nadat wij uw identiteit hebben kunnen bevestigen.

We zullen u de informatie per e-mail toesturen mits uw voorafgaand akkoord hierover, zo niet zullen wij u de informatie per post toesturen.

Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als uw persoonsgegevens. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand aan het verzoek kunnen voldoen.

10.2.        Recht op verbetering

Als we in het bezit zijn van onjuiste of onvolledige gegevens, zullen we dit op eenvoudig verzoek aanpassen. In het geval dat we zelf vermoeden dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, kunnen we contact met u opnemen om dit te verifiëren. Dit impliceert mogelijks dat we u zullen uitnodigen om uw identiteitskaart uit te lezen in ons kantoor.

10.3.        Recht om te worden vergeten

U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. Wanneer u aan één van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen.

Omstandigheden wanneer wij uw gegevens kunnen verwijderen:

• We verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijk doel of hebben deze niet langer nodig;
• U trekt uw toestemming voor verwerking in voor een verwerking die uitsluitend op toestemming was gebaseerd;
• U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (Zie 10.7);
• Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
• Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen;
• Uw gegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

Indien er een specifieke situatie is waarbij deze verwijdering niet kan worden uitgevoerd, zullen we dit aan u melden. De redenen om niet aan uw verzoek te kunnen voldoen, zijn één van de volgende:

• Voor naleving van een wettelijke verplichting of in functie van het algemeen belang;
• Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG;
• Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims;
• Om redenen van volksgezondheid;
• Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert.

10.4.        Recht op beperking van verwerking

U heeft te allen tijde het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. We zullen de verwerking stopzetten in het geval dat:

• We in het bezit zijn van onjuiste gegevens. We zullen doorgaan met verwerken nadat we de juistheid van uw gegevens hebben gecontroleerd en deze hebben gecorrigeerd;
• Wanneer onze verwerking als onwettig wordt beschouwd en u deze verwerking wil beperken.;
• Indien we uw gegevens niet langer nodig hebben, maar noodzakelijk zijn voor de uitoefening van uw juridische claims. Indien u deze niet meer nodig heeft voor de juridische claims zullen deze verwijderd worden;
• U bezwaar maakt van verwerking (zie 10.7) tot dat de vraag is opgehelderd.

Wanneer de beperking van verwerking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we u de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.

Om door te gaan met het verwerken van uw persoonlijke gegevens, moeten we de juistheid ervan verifiëren of controleren of we andere juridische gronden voor verwerking hebben. De verwerking van uw persoonlijke gegevens zal beperkt zijn totdat de vraag is opgehelderd. Als we besluiten de behandeling voort te zetten, zullen we u informeren voordat de beperking wordt opgeheven.

10.5.        Recht op kennisgeving

Wanneer u zich beroept op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie de persoonlijke gegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen u op uw verzoek informeren over die ontvangers.

10.6.        Recht op data-portabiliteit

Alle gegevens die u ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming of op basis van contractuele voorwaarden, en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar u of een andere controller (indien technisch mogelijk) in “leesbaar formaat” verzonden.

10.7.        Recht op bezwaar

Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van het uitvoeren van een taak van algemeen belang, kan u bezwaar aantekenen. We zullen uw bezwaar onderzoeken en op de hoogte brengen van de resultaten. We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.

11. Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, op elk moment kunt u uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. Echter als er een wettelijke of contractuele reden is voor het verwerken van uw gegevens, zullen we uw gegevens om deze reden nog steeds verwerken. Tevens mag de intrekking van uw toestemming niet worden gebruikt om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen naar de toekomst toe en wordt alle eerdere verwerking als legaal beschouwd.

U kan uw toestemming intrekken door ons te contacteren via:

• E-mail: privacy@wmvla.be
• Adres: Serbosstraat 2 bus 16, 9200 Dendermonde

12. Hoe kunt u een klacht indienen?

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en/ of de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). Dit kan voor de GBA via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen en voor de VTC via https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc.  

13. Wijzigingen in ons beleid

Deze Privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en geldt vanaf 01/06/2021. We behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Met uitzondering van kleine wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen van elke wijziging die een impact heeft op uw situatie.

[1] Zoals bepaald in art. 8 van het Decreet van 18/07/2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (ook e-govdecreet genaamd).